Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Protokol Sekretariat Daerah Kantor Walikota Palembang

Abstract

Surat merupakan alat komunikasi yang penting dalam sebuah organisasi atau instansi. Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim tidak hanya sekedar sebagai alat komunikasi tetapi juga sebagai bukti ontentik. Oleh karena itu pengelolaan surat harus dilakukan secara tepat sehingga selalu dapat diikuti alur prosesnya, perkembangannya serta keberadaannya. Sistem penyimpanan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Protokol Sekretariat Daerah Kantor Walikota Palembang masih dikelola dalam format hardcopy (kertas fisik). Pada masa sekarang ini, sistem manual dinilai sudah tidak efektif lagi karena adanya perkembangan teknologi yang sangat pesat. Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, sudah perlu  menggunakan sistem berbasis online atau berbasis website. Untuk itu diperlukan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dinilai lebih mudah dalam pemrosesan surat menyurat. Sistem informasi ini  tersebut mengurangi kendala-kendala yang dihadapi serta mempermudah pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Terdapat tujuh fitur pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu Manajemen Surat Masuk, Manajemen Disposisi Surat, Manajemen Surat Keluar, Manajemen Kode Surat, Manajemen Agenda Acara, Manajemen Data Pegawai dan Manajemen Hak Akses. Berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dapat menyampaikan informasi secara detail, singkat dan jelas, mudah dimengerti/dipahami dengan tampilan yang menarik. Adapun Manfaat yang didapat adalah memberi kemudahan bagi staff pegawai serta pengguna pada Bagian Protokol Sekretariat Daerah Kantor Walikota Palembang dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.